Ниже приводятся ответы на вопросы, которые чаще всего задают в связи грантами/проектами CRDF.

Вопросы разбиты на группы по категориям:

Материалы и оборудование (MS)

Индивидуальная финансовая поддержка (IFS)

Учет рабочего времени

"Институтская поддержка" организации-грантополучателя (IS)

Поездки (Travel)

Налоги - общие вопросы (только для РФ)

Аудиты

Данная информация может служить руководством для получателей грантов CRDF, будущих получателей грантов и участников проектов. Обращаем Ваше внимание на следующее:

• Сведения  носят общий характер, правила могут меняться в зависимости от программы CRDF или конкретных условий каждого проекта.
• Если представленная ниже информация противоречит положениям, содержащимся в объявлении об условиях конкурса (Program Announcement) или в грантовом соглашении, то объявление об условиях конкурса и грантовое соглашение считаются приоритетными.
• В случае возникновения конфликта между английской и русской версиями часто задаваемых вопросов, англоязычная версия считается приоритетной.
• CRDF оставляет за собой право в любое время и по любой причине вносить изменения в данную информацию.
• Если Вы не нашли в этом разделе ответ на свой вопрос, Вам следует обратиться к представителю CRDF, указанному в грантовом соглашении.

 

Материалы и оборудование (MS)

Общие вопросы закупки материалов, оборудования и оплаты услуг

• Как мы можем закупить оборудование, материалы и услуги, используя средства гранта?
• Какие требования предъявляются к заполнению заявки на закупку оборудования?
• Когда мы можем подать заявку на закупку оборудования, расходных материалов и оплату услуг?
• Могу ли я использовать средства Институтской поддержки для закупки материалов и услуг?
• Может ли организации- грантополучатель вести переговоры о заключении контрактов с поставщиками?
• Почему была отклонена моя заявка на закупку?

Заявки для прямой оплаты поставщикам оборудования/материалов и услуг

• Могу ли я направлять в CRDF счета на мелкие покупки?
• Разъясните процедуру закупки товаров у российских поставщиков
• Разъясните процедуру закупки товаров у зарубежных поставщиков
• Если оборудование закупается у иностранного поставщика, кто занимается координированием этого процесса?
• Сколько времени обычно уходит на выполнение заявки ESS?
• Мне хотелось бы внести изменения в технические характеристики, количество и другие параметры, указанные в моей заявке. Как это можно сделать?
• Я хотел бы провести закупки у местного продавца. Может ли CRDF осуществлять платежи продавцу в местной валюте?
• Что такое "действительный счет"?
• Что такое "Продавцы, которым отдается предпочтение"?
• Обязаны ли мы осуществлять закупки у поставщиков, которым отдается предпочтение?
• Обязан ли CRDF осуществить закупку у поставщика, которого выбрал я?

Получение выплаты на личный валютный счет участника проекта для закупок материалов

• У меня не достаточно собственных средств для оплаты закупки необходимых расходных материалов. Могу ли я получить аванс?
• Я получил авансовый платеж на закупку расходных материалов в размере 700 долларов США, но фактическая стоимость материалов составила 800 долларов США. Могу ли я получить компенсацию в связи с разницей затрат?
• Я получил авансовый платеж на закупку расходных материалов в размере 700 долларов США, но фактическая стоимость материалов составила 500 долларов США. Могу ли использовать оставшиеся средства на закупку дополнительных материалов?
• Какие требования предъявляются к отчетам о расходовании авансовых выплат на закупку материалов и оплату услуг?
• Как мне подать в CRDF заявку на возмещение затрат на материалы и услуги?

Правила пользования оборудованием

• Должен ли я вести Журнал учета использования оборудования для целей выполнения проекта Equipment Usage Log?
• Существует ли ограничения на использование оборудования?
• Что происходит с оборудованием, приобретенным на средства CRDF после окончания срока действия соглашения по проекту?
• Может ли оборудование находится у меня дома или использоваться при выполнении «полевых работ»?
• Кто является владельцем оборудования, закупленного на средства СRDF?

Основные допущения

• Существуют какие-либо специальные инструкции по закупке лабораторных животных в связи с грантами CRDF?
• Могу ли я закупить биологически активные вещества, опасные химические вещества, токсины, радиоактивные материалы или оружие?
• Мне необходимо закупить лабораторных крыс для работы, связанной с моим проектом. Существуют ли в связи с этим какие-либо конкретные требования?
• Можно ли приобрести оборудование, которое не указано в оригинале бюджета?
• Я планирую провести закупки, используя средства CRDF и средства из других источников, помимо СRDF. Действуют ли в данном случае правила закупок CRDF?
• Утвержденный бюджет нашего проекта предусматривает закупку единицы крупного оборудования, но нам удалось завершить работу без этого оборудования. Сейчас срок действия нашего гранта близится к концу, и мы хотели бы закупить это оборудование для общего использования в нашей лаборатории. Можем ли мы это сделать?
• Могу ли я купить оборудование не у американского поставщика?
• Какими правилами CRDF регламентируется выбор продавца на конкурсной основе?
• Что будет, если мне не удастся найти трех потенциальных поставщиков?
• Какие виды услуг являются разрешенными в связи с грантами CRDF? 

Отгрузка и доставка груза

• Нужен ли мне таможенный брокер?
• Может ли региональное представительство CRDF получить груз и затем передать его организации- грантополучателю?
• Если я нахожусь в США, могу ли я приобрести оборудование и привезти его с собой в страну СНГ?
• Могу ли я попросить, чтобы поставщик доставил товар не в мой институт, а в адрес другой организации?

Удостоверение технической помощь и другие вопросы

• Нужно ли получить удостоверение Комиссии по вопросам технической помощи при Правительстве РФ для того, чтобы поставить капитальное оборудование на баланс института?
• Как получить удостоверение Комиссии по вопросам технической помощи при Правительстве РФ?
• Мой грант включает оборудование, которое должно быть закуплено для организации-соисполнителя. Как я должен действовать, чтобы закупить оборудование?
• Идет последний квартал нашего проекта, и мы не израсходовали все средства, предусмотренные в бюджете на материалы и услуги и/или командировки. Можем ли мы использовать эти средства для выплаты дополнительной ИФП участникам проекта?
• Можно ли включить в бюджет проекта расходы на консультантов? Считать ли их расходами на Индивидуальную финансовую поддержку или расходами по статье «Оборудование, расходные материалы и услуги»?

 

Индивидуальная финансовая поддержка (IFS)

                          

Подача заявок на получение IFS

• Как определить, относится ли к нашему проекту система учета рабочего времени?
• Я только что получил уведомление о том, что моя заявка на грант была одобрена и получит финансирование CRDF. Когда я могу подать первую заявку на IFS?
• Как часто можно подавать заявки на IFS?
• Выплачивается ли IFS в авансовой форме или только после выполнения работы по проекту?
• В Грантовом соглашении указано, что IFS будет выплачиваться в соответствии с графиком, утвержденным в бюджете, и выплаты должны одобряться Спонсорской организацией. Что это значит?
• Что понимается под "объемом работ" и как он соотносится с выплатой IFS?
• Куда мне следует направлять заявки на оплату? Принимаются ли электронные версии заявок?

Возможность получения средств IFS

• Могут ли услуги консультантов быть оплачены из средств IFS?
• Я хотел бы включить несколько новых членов группы в мою следующую заявку на оплату IFS. Можно ли это сделать? Какие процедуры предусматриваются в связи с этим?
• Мой проект предусматривает выплаты многочисленному вспомогательному и техническому персоналу, который работает по проекту только несколько дней или недель и не будет входить в основную группу проекта. Как эти люди будут получать оплату из средств гранта CRDF?
• Могут ли административные работники института (директор, заместители директора, заведующие кафедрами и т.д.) получать IFS как участники проекта?
• Один из моих коллег по гранту недавно умер, так и не получив выплат IFS. Как CRDF будет действовать в такой ситуации?
• Кто имеет право получать IFS?
• Основная группа нашего проекта находится в Москве, но для осуществления проекта мы сотрудничаем с коллегами в Киеве. Могут ли наши коллеги на Украине получать IFS?

Бюджет и процедура получения выплат IFS

• Могу ли я получать IFS во время поездки с США, связанной с работой по проекту?
• Должен ли я платить налоги с выплат IFS, которые я получаю от CRDF?
• Должен ли я использовать указанный CRDF банк или я могу воспользоваться моим ранее открытым банковским счетом для получения выплат от CRDF?
• Сколько времени уходит у CRDF на оплату IFS заявки?
• Как участники моей группы будут получать от CRDF выплаты IFS?
• Чтобы упростить процедуры оплаты, может ли Руководитель проекта получить деньги на всю группу, а затем распределить их между участниками гранта?
•  Мы оформили модификацию на продление срока действия нашего проекта на шесть месяцев без увеличения финансирования. Означает ли это, что мы должны ждать шесть месяцев, чтобы получить заключительную выплату IFS, или мы можем получить ее раньше?
• В какой валюте выплачивается IFS?
• Можем ли мы использовать средства институтской поддержки для выплаты IFS  участникам проекта?
• Один из моих студентов, работающих по проекту, недавно стал кандидатом наук. Я хотел бы на этом основании повысить ему ставку IFS. Возможно ли это?
• Идет последний квартал нашего проекта, и мы не израсходовали все средства, предусмотренные в бюджете на материалы и услуги и/или командировки. Можем ли мы использовать эти средства для выплаты дополнительной IFS участникам проекта?
• Как определяются размеры IFS?
• Чем выплаты IFS по проектам, финансируемым CRDF, отличаются от выплат по проектам Программы поддержки грантов (CRDF Solutions)?

 

Учет рабочего времени

• Как определить, относится ли к нашему проекту система учета рабочего времени?
• Где можно полностью ознакомиться с правилами учета рабочего времени?
• Где можно взять сведения о часовой ставке (стоимость одного часа работы над проектом)? 
• Один из участников моего проекта недавно защитил кандидатскую диссертацию. Могу ли я увеличить его часовую ставку оплаты?
• Можем ли мы запросить авансовую выплату IFS?
• В форме PARTICIPANT TIMESHEET имеется графа учета времени, не связанного с работой по гранту CRDF. Какие нормы для этой графы? Какие нормы для общего времени работы? В примере, приведенном в PARTICIPANT TIMESHEET, есть день, когда общее время составило 12 часов. Не противоречит ли это трудовому законодательству?
• Можно ли отмечать в табеле часы работы над проектом, попадающие на выходные и праздничные дни?  Во время официального отпуска в институте? Во время больничного?
•  Можно ли указывать в табеле дробные часы?
•  Сколько времени допустимо затрачивать на выполнение проекта? Есть ли какие-нибудь ограничения?
•  Я являюсь руководителем проекта CRDF. Что я должен сделать для получения очередной IFS выплаты?
•  Можно ли внести в форму 200 меньше часов, чем указали участники проекта в индивидуальных табелях учета рабочего времени?
• Нужно ли присылать вместе с формой 200 заполненные и подписанные индивидуальные табели на каждого участника проекта?
•  Я получил письмо от грантового менеджера с просьбой прислать сканированные индивидуальные табели участников проекта. Почему поступила такая просьба, ведь я высылал табель вместе с заявкой на выплату?

 

«Институтская поддержка» организации-грантополучателя (статья бюджета IS – Institutional Support)

                                                                 

• Что такое «Институтская поддержка»?
• Каков график выплат средств по данной статье?
• Каков порядок выплат IS средств?
• Принимаются ли заявки на авансовые выплаты средств?
• Есть ли специальная форма для запроса IS средств?
• В какой валюте производятся выплаты IS средств?
• Какие виды расходов организации могут покрываться из IS средств?
• На какие виды расходов организации нельзя тратить IS средства?
• Можно ли использовать IS средства для приобретения оборудования,  материалов и/или услуг в рамках работ по проекту?
• Возможны ли исключения из правила не использовать IS средства на выплаты сотрудникам? Например, в том случае если институтский бухгалтер тратит время на финансовый учет по нашему проекту.
• Обязательно ли наличие статьи IS в бюджете проекта?
• Каковы требования к отчетности в связи с выплатами по данной статье?
• Какие сопроводительные документы требуется представлять с отчетом о расходовании IS средств?
• Облагаются ли IS средства налогами?
• Имеет ли право организация-исполнитель проекта в США на получение выплат по данной статье?
• Возможно ли перераспределение средств данной статьи в пользу других статей бюджета проекта - таких, например, как Индивидуальная финансовая поддержка или Командировочные расходы?
• Наш институт хотел бы использовать большую часть средств данной статьи на оплату крупной поставки оборудования. Можем ли мы для этой цели получить весь объем средств по статье авансом?
• Мой проект предусматривает участие организации-соисполнителя. Каким образом эта организация может получить выплаты по данной статье?

 

Поездки (Travel)

                                                                                             

Заявка на поездку

• Как подавать заявку на поездку в CRDF?
• Каковы правила оформления платежей по поездкам по проектам GAP-DOE?

Подготовка к поездке

• Существуют ли какие-либо ограничения на маршруты поездки и какие виды транспорта я могу использовать?
• Может ли CRDF помочь в получении визы?
• Могу ли я поменять ранее купленный билет? Оплачивает ли CRDF штраф, который взимается в этом случае?
• Может ли со мной в поездку поехать моя супруга, чтобы CRDF оплатил ее билет?
• Могу ли я пользоваться услугами своего транспортного агента?
• Распространяются ли на мой проект положения Закона об использовании американских авиаперевозчиков?
• Могу ли я использовать личное транспортное средство для проезда в пункт назначения моей поездки?
• Где я могу приобрести билет на поездку?
• Кто отвечает за оформление приглашения - CRDF или принимающая сторона?
• Может ли CRDF произвести регистрацию и оплату конференцвзноса за меня?

Разрешенные затраты на поездку

1. Общие положения

• У меня поездка на недалекое расстояние. Могу ли я использовать поезд, а не самолет?
• Нормы на поездку в моем институте отличаются от установленных согласно инструкциям CRDF Global. Что является определяющим – главенствующим?
• Какие расходы разрешается оплачивать из фонда на поездки?

2. Стоимость авиаперелета

• Если я использую накопленные мною призовые мили авиакомпании "Дельта" для получения бесплатного билета, будет ли мне компенсирована сумма, которую я заплатил бы, если бы я покупал этот билет за полную стоимость?
• Могу ли я продлить пребывание или присоединить личную поездку к деловой поездке по проекту?
• Могу ли я заплатить за авиаперелет премиум класса?
• Могу ли я использовать личные средства для повышения класса перелета до премиум?

3. Суточные – расходы на еду и мелкие расходы

• Как определяются расходы на суточные?
• Я собираюсь поехать в несколько городов. Как будут рассчитываться суточные в таком случае?
• Что понимается под расходами на суточные?
• Какие виды квитанций необходимы для подтверждения или получения компенсации за расходы на суточные?  
• Сумма на суточные рассчитывается по количеству дней, которые я провел в городе пребывания. Могу ли я получить сумму на суточные за время, затраченное на проезд?

4. Проживание

• Как определить сумму, которая мне потребуется для оплаты дорожных расходов, проживания и суточных?
• Во время визита в США я снимал квартиру. Какие документы я должен представить в отчете по поездке и в заявке на возмещение расходов?
• Во время поездки в США я останавливался в доме друзей. Какие документы необходимо приложить к моему отчету о поездке и заявке на получение компенсации расходов на поездку?
• Необходимо ли предъявлять квитанции по оплате за проживание?
• Что будет, если мои расходы на проживание превысили установленные американским правительством нормативы?
• Как мне найти нормы на суточные и проживание для города в США или в другой стране?
• Что будет, если мои расходы на проживание оказались меньше, чем сумма, полученная авансом и рассчитанная по максимальным нормативам, установленным американским правительством?

5. Другие

• Я инвалид, и при поездке нуждаюсь в сопровождающем. Может ли CRDF выделить средства на финансирование дорожных расходов сопровождающего меня лица?
• Я хочу приобрести подарки для моих иностранных коллег  в качестве благодарности за их гостеприимство. Допустимо ли это?
• Нужна ли медицинская страховка для поездок по проекту CRDF? Какая медицинская страховка необходима?
• Могу ли я во время поездки в лабораторию Руководителя проекта в США взять в аренду автомобиль и оплатить эти расходы из средств гранта?  
• Могу ли я запросить возмещение согласно расстоянию в милях – мильяжу? Как рассчитать сумму возмещения в таком случае?
• Могу ли я получить оплату расходов, связанных с получением визы?

Оплата расходов по поездке

• Сколько времени занимает оплата по заявке?
• Какова процедура получения компенсации за дорожные расходы?
• Какова процедура получения авансовых выплат на поездку?
• Какова процедура по получению оплаты за разрешенные расходы сверх оплаченных авансом?
• На сайте CRDF прочитал, что изменился статус по освобождению от налогообложения оплат, производимых CRDF. Как это отразилось на оплате расходов на поездки?

 

Налоги - общие вопросы (только для РФ)

• Освобождаются ли от налогов индивидуальные выплаты по грантам CRDF?  
• Удерживает ли CRDF 13% НДФЛ при перечислении средств индивидуальной финансовой поддержки?
• Можно ли дать поручение CRDF уплатить НДФЛ за участников проектов?
• Как заплатить налог с полученных грантовых выплат?
• Какие документы может выдать CRDF для подтверждения индивидуальных выплат? Можно ли получить от CRDF справку по форме 2-НДФЛ?
• Надо ли учитывать доход, полученный организацией по гранту (в денежной форме или в виде материалов/оборудования), при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
• Освобождаются ли средства, поступившие в организацию в рамках проекта CRDF, от налога на прибыль, если получено Удостоверение по технической помощи?

Аудиты

• Нам пришло сообщение, что по нашему проекту планируется Field Audit. Что это такое?

• Нам пришло сообщение, что по нашему проекту планируется Site Visit. Что это такое?

• Нам пришло сообщение, что по нашему проекту планируется Desk Audit. Что это такое?

• Нам пришло сообщение, что по нашему проекту планируется Desk Review. Что это такое?

• Какова цель аудитов, проводимых представителями CRDF?

• По моему проекту назначается аудит вследствие того, что мы сделали что-то не так?

• Кем проводятся аудиты: сотрудниками CRDF или сотрудниками внешней аудиторской компании?

• Можно ли отказаться от проведения аудита?

• Я – грантополучатель по программе CRDF Solutions (GAP). Оповещаются ли об аудите мои спонсоры?

• Какие документы будут проверяться в ходе аудита?

• Требуется ли техническая презентация во время проведения аудитов на местах?

• Планируется ли во время проведения аудитов на местах посещение сотрудниками CRDF лабораторий/помещений, в которых проводится  реализация проектов CRDF?

• Планируются ли в ходе аудитов на местах встречи с руководством проекта и другими участниками проекта?

• Необходима ли встреча с представителями Организации и ее бухгалтерией  во время проведения аудитов на местах?

• Один из участников проекта находится в командировке и не сможет принять участие в аудите. Возможно ли  проведение аудита без него?

• В списке документации к аудиту есть табели учета рабочего времени. Что это такое?

• Какой формат табеля учета рабочего времени нужно использовать?

• Сколько примерно времени займет проведение аудита?

• Зачем CRDF проводит дистанционные аудиты?

• Будет ли CRDF продолжать аудиты?